Projet : Pourquoi le cadrage est essentiel ?
Un projet, quel qu’il soit, repose sur une base essentielle : son cadrage.
La réussite d’une démarche RSE en entreprise est avant tout un projet réussi.
Un projet réussi repose sur un cadrage bien effectué.
Trop souvent, les entreprises se lancent dans une démarche de transformation durable avec de bonnes intentions, mais sans structurer clairement les objectifs, les ressources, les parties prenantes et les risques. Conséquence ? Des projets qui s’enlisent, des objectifs mal compris et des résultats en-deçà des attentes.
Un bon cadrage permet de donner une direction claire, d’aligner l’ensemble des parties prenantes et d’anticiper les obstacles avant même qu’ils ne surviennent. Il maximise également les chances de réussite en structurant la démarche dès le départ.
Dans cet article, nous verrons pourquoi il est indispensable de bien cadrer un projet, les points de réflexion à ne pas négliger avant de se lancer, et nous vous proposerons un outil concret :
📌 le Project Initiation Document (PID), qui permet d’organiser cette phase efficacement.
1. Pourquoi un projet mal cadré mène souvent à l’échec ?
Le manque de cadrage est la cause principale de l’échec d’un projet.
🔴Des objectifs flous : Sans définition claire, les résultats espérés sont difficiles à atteindre et à mesurer.
🔴Un manque de cohésion interne : Sans alignement des parties prenantes, des résistances internes peuvent freiner le projet.
🔴Une sous-estimation des ressources : Un manque de moyens humains, techniques ou financiers peut ralentir la mise en œuvre.
🔴L'absence de suivi et de pilotage : Sans indicateurs de performance et suivi régulier, il devient difficile d'ajuster la trajectoire.
Le cadrage est l’étape la plus importante d'un projet. Il ne doit pas être bâclé, même si l’envie d’avancer rapidement est forte. Il est essentiel de prendre du recul et d’analyser le projet sous tous ses angles. Cette réflexion doit inclure l’équipe projet, les parties prenantes clés et les experts concernés.
2. Les éléments clés du cadrage
Définir le contexte et les objectifs
Avant de lancer un projet, il faut comprendre son origine et son utilité pour aligner les ambitions et éviter la dispersion des efforts.
Quel problème ou quelle opportunité ce projet adresse-t-il ?
Quels sont les objectifs précis et mesurables ?
Quels bénéfices concrets l’entreprise attend-elle (économiques, environnementaux, sociaux) ?
Comment ce projet s’intègre-t-il dans la stratégie globale de l’entreprise ?
Déterminer les parties prenantes et leur rôle
Un projet ne peut aboutir sans un soutien fort des bons acteurs.
Qui est le sponsor du projet et qui en porte la responsabilité opérationnelle ?
Quels services doivent être impliqués et comment garantir leur adhésion ?
Faut-il inclure des partenaires externes pour garantir la faisabilité du projet ?
Délimiter le périmètre du projet
Un projet doit avoir un périmètre clair pour éviter les dérives.
Quelles actions sont incluses dans le projet ?
Quels éléments sont hors périmètre pour éviter la dispersion ?
Quels sont les livrables attendus et comment définir le succès du projet ?
Anticiper les ressources et les contraintes
Un projet bien préparé doit tenir compte des moyens disponibles et des limites à ne pas dépasser.
Quel est le budget estimé et quelles sont les sources de financement ?
Quelles compétences internes sont nécessaires ? Faut-il former ou recruter ?
Quels sont les principaux risques identifiables et comment les anticiper ?
Structurer la gouvernance et le pilotage
Un projet bien cadré repose sur une gouvernance claire et un suivi rigoureux.
Qui prend les décisions et comment fonctionnent les arbitrages ?
Quels outils et méthodes seront utilisés pour suivre l’avancement (tableaux de bord, revues de projet, comités de pilotage) ?
Comment garantir une communication fluide et régulière avec toutes les parties prenantes ?
3. Le PID : notre outil clé pour structurer un projet
📌Notre Project Initiation Document (PID) est un document essentiel qui formalise le cadrage du projet. Il sert de référence pour toutes les parties prenantes et facilite la mise en œuvre. Les sections principales du document :
✅ Business Case : Décrivez pourquoi le projet est lancé, ses objectifs et ses bénéfices attendus. Listez les contraintes de temps et de coûts associées. Cette section doit démontrer la pertinence du projet et justifier son lancement.
✅ Périmètre du projet : Indiquez les critères qui permettront de considérer le projet comme complété. Définissez les livrables attendus et précisez ce qui est inclus et exclu du périmètre pour éviter toute dérive.
✅ Parties prenantes : Identifiez les acteurs impliqués, leurs rôles et responsabilités. Décrivez les processus de prise de décision et les modes de communication utilisés pour garantir une collaboration efficace.
✅ Risques anticipés : Évaluez les principaux risques identifiés et détaillez les actions mises en place pour les prévenir ou en atténuer l'impact. Ce travail doit permettre d'anticiper les obstacles potentiels et de définir des stratégies de mitigation.
Comment utiliser notre PID efficacement ?
1️⃣Réflexion individuelle : Le chef de projet analyse chaque thématique en profondeur. Cet exercice doit se faire dans un cadre concentré. L'utilisation d'un tableau blanc est utile pour organiser les idées.
2️⃣Confrontation avec l’équipe projet : L'objectif est de recueillir des avis extérieurs et valider des points clés.
3️⃣Consultation des experts : Ils connaissent mieux que quiconque les livrables et la manière de les atteindre. Les solliciter avec des questions ouvertes permet d’obtenir des éléments clés tout en assurant leur engagement.
4️⃣Validation du sponsor : Il valide les coûts, délais, livrables hors périmètre et risques anticipés. Cela permet de l’impliquer et d’assurer son engagement.
5️⃣Présentation en kick-off : Il ne s’agit pas de lire le PID en détail, mais d’en présenter les éléments essentiels pour aligner tous les acteurs.
Le PID doit être utilisé tout au long du projet. S’y référer permet de rester aligné sur les décisions et de garder le cap. Si le périmètre évolue, il doit être mis à jour pour garantir la cohérence du projet. En fin de projet, il permet d’analyser les écarts entre les objectifs prévus et les résultats obtenus, dans une logique d’amélioration continue.
4. Conclusion : Structurer pour réussir
Le cadrage est l’étape clé pour assurer le succès d’un projet. Prendre le temps de bien structurer un projet en amont évite de nombreuses erreurs et maximise les chances d’impact. Mettre en place des initiatives de développement durable au sein de votre entreprise est un projet. Pour assurer sa réussite, vous devez d’abord les cadrer.
✅Téléchargez notre template PID pour structurer vos projets efficacement.